Несколько советов для организации успешного вебинара

Вот несколько советов, которые сделают ваш вебинар настолько успешным, что вас попросят повторить его еще раз.

ПОДГОТОВКА К ВЕБИНАРУ

Запись и демонстрация

Перед тем, как создавать презентацию, вам следует узнать, будет ли презентация записываться, и если да, то где будет демонстрироваться. Например, если вы знаете, что запись презентации производиться не будет, то свободнее можете использовать информацию личного характера, например, адрес электронной почты или страницы на Facebook. Если же вебинар записывается для демонстрации в сети, убедитесь, что не выставили на всеобщее обозрение личную информацию. Используйте скриншоты персональных страниц, предварительно убедившись, что ваша приватность не будет нарушена.

Создавая презентацию, всегда стоит задумываться об авторском праве. Создавая вебинар, который будет транслироваться по сети, вы должны быть еще более внимательны в этом вопросе.

Создание презентации

Не стоит и говорить, что читать следующий раздел целесообразно, только имея на руках хороший материал для презентации.
На то, чтобы создать хороший набор слайдов, которые сопровождали бы вашу презентацию, у вас уйдет от 10 до 20 часов. В это время не входит изучение контента или написание сопроводительного текста – только создание презентации.

Вы можете воспользоваться одной из альтернатив слайдам, например, использовать диаграмму связей (mind map) или демонстрацию в реальном времени, совмещенную с несколькими хорошими слайдами.

Привлекайте участников вебинара

Включите в план вопросы для аудитории: их необходимо задавать каждые 6-10 минут. Это не должны быть вопросы типа «Все ли вам понятно?» Этот вопрос так же плохо работает во время вебинаров, как и во время тренинга.

Задавайте прямые вопросы, на которые сможет ответить любой участник и которые непосредственным образом связаны с темой вашего разговора. Дайте понять: вы ожидаете, что каждый слушатель сможет ответить на них.

Например, представим, что вы демонстрируете самый лучший и современный сетевой инструмент (web tool). Вы можете попросить участников вебинара привести примеры использования этого инструмента в их работе. Дайте слушателям достаточно времени на обдумывание, суммируйте сказанное или обсудите один-два ответа, а затем продолжайте свой доклад.

Когда вы проводите презентацию «очно», вы можете прочитать по лицам участников уровень их заинтересованности и увлеченности. Во время онлайн-презентации функцию таких «датчиков» выполняют вопросы.

Другой легкий способ задать вопрос аудитории – провести опрос (вопросы могут предполагать как ответ да/нет, так и быть многовариантными). Практически каждая платформа для вебинаров включает инструменты, позволяющие устроить опрос. Можно использовать его, чтобы подвести слушателей к новой теме. Тогда ответы определят уровень детализации на следующие 10 минут презентации. Очень важно, чтобы опрос был связан с темой вебинара, ведь случайные вопросы лишь отвлекут слушателей.

Анимация

Анимация (например, переход от слайда к сладу в виде растворения или полета) может стать проблемой для некоторых платформ для вебинаров. Анимация, хорошо работающая в одной программе, может вызвать трудности у другой.

Самый безопасный способ совместить серию слайдов для вебинара – полностью исключить анимацию и использовать дополнительные слайды, создающие видимость анимации. Например, если вы хотите, чтобы картинка «появилась» на слайде, создайте слайд без картинки, а потом его двойник с картинкой. Обратите внимание: размер файла окончательного варианта вашей презентации может оказаться слишком большим для некоторых программ, которые лимитируют размер загружаемых файлов. Если размер вашего файла больше допустимого, просто разбейте его на несколько частей и загружайте из по очереди.

Гиперссылки

Гиперссылки, которые являются «активными» в нормальных условиях, станут простым текстом после загрузки в программу для проведения вебинара. Чтобы участники презентации действительно имели возможность перейти по ссылке, вы должны быть готовы разместить ее в текстовое окно чата. Даже если ссылки «активны» внутри платформы, вы можете предпочесть разместить адрес в окне чата.

Конечно, вы можете печатать адреса ссылок одну за другой, но намного удобнее просто копировать и вставлять их из заранее подготовленного файла. Веб-адреса обычно достаточно длинные и включают сложные значки. Если в вашей презентации много ссылок, задумайтесь о составлении диаграммы связей и продемонстрируйте ее зрителям в конце вебинара.

Отправить участников вебинара посетить «внешние» сайты – хороший способ заинтересовать их. Однако не забудьте дать четкие указания, что нужно сделать на этих сайтах и когда вернуться, иначе вы рискуете провести остаток презентации перед пустой комнатой.

Видеоклипы

Постарайтесь избежать использования видеоклипов в презентациях, если это возможно. У вас слишком мало времени для общения с вашей аудиторией, чтобы тратить его на настройку видеоаппаратуры. Разве вы хотите потратить 5 минут драгоценного времени, пытаясь запустить ваш видеоролик?

Придумайте альтернативный способ передать необходимый контент. Сможет ли серия из 10 картинок произвести тот же эффект? Если вам все-таки необходимо использовать видеоролики, перешлите участников презентации на сайт, где они выложены, а не загружайте их через вебинар напрямую.

Пробный запуск

Важность пробного запуска трудно переоценить.

Каждая платформа для проведения вебираров имеет свои особенности. Например, в некоторых программах вопросы для опроса должны вводиться вручную перед началом сессии (путем копирования и вставления из файла документа). В других вы можете просто вставить вопросы для опроса в ваши слайды для презентации, а функции опроса воспроизведут их автоматически. Гарнитура может идеально функционировать в одной платформе, и имитировать проблемы с совместимостью в другой. Единственный способ проверить, как будут работать компоненты – провести пробный запуск.

Кто бы не организовывал вебинар, он должен с радостью подхватить идею стать участником вашего пробного запуска. Используйте ту же платформу, компьютер, вебкамеру и гарнитуру, что и в день вебинара. Не забывайте, что автономный микрофон может создать эффект эхо при общении с участниками презентации.

Если ваш компьютер имеет два монитора, убедитесь, что во время вебинара демонстрируется нужный: некоторые системы предлагают вам выбрать, какой монитор показывать участникам презентации, другие просто проецируют картинку с основного.

Загрузите ваши слайды и пробегитесь по ним, тестируя все дополнительные функции, такие как анимация, видеоклипы и ссылки. Разберитесь, как запустить опрос, изменить его формат и сбросить результаты. Проверьте, как включить, выключить и остановить аудиосвязь и вебкамеру.

Сделайте скриншоты «внутренней» части платформы, а потом добавьте к ним комментарии. С их помощью в начале презентации вы можете дать участникам вебинара инструкции по использованию интерфейса программы для проведения вебинаров. Не забывайте спрашивать у зрителей вашего пробного запуска, видят, слышат ли они вас и могут ли они следить за слайдами и материалами.

Обязанности модератора

Очень удобно, когда все организационные и технические вопросы перекладываются с плеч лектора на плечи модератора. Модератор – это фактически второй соведущий, который отвечает исключительно за организационную сторону вебинара. Модератор способен решить многие вопросы, связанные с техническим обеспечением, но нужно четко обозначить круг его обязанностей.

Прежде всего, убедитесь, умеет ли ваш модератор устранять технические неполадки (например, если участники презентации вас не слышат). Если модератор не справляется с техническими сложностями, определитесь, кто этим займется. Модератор может запустить опрос, а также установить необходимый формат следующего вопроса (выбор ответа да/нет или многовариантный), модератор может отвечать за предоставление права задать голосовой вопрос, отвечать в чате на технические вопросы – это позволит вам не отвлекаться во время презентации. Если вебинар записывается, модератор будет ответственным за начало и окончание записи. У лектора хватает других забот, чтобы думать еще и об этом!

В ДЕНЬ ВЕБИНАРА

Приезжайте заранее

В день вебинара необходимо прибыть на место не менее чем за 30 минут до начала. Может показаться, что это слишком рано, но если возникнут неполадки (например, вы не сможете подключиться к сайту в день события), вам понадобиться 10 минут, чтобы найти человека, способного решить проблему, 10 минут специалист будет заниматься устранением проблемы, а оставшиеся 10 минут вы используете, чтобы успокоиться и взять себя в руки. При таком раскладе полчаса не покажутся очень длинными!

Заранее позаботьтесь, чтобы во время вебинара вас не отвлекали ваши коллеги, телефонные звонки, случайные посетители, мессенджеры и т.п.

ВО ВРЕМЯ ВЕБИНАРА

Четкие указания

В самом начале презентации предоставьте участникам скриншоты платформы вебинара и расскажите обо всех функциях, которые собираетесь использовать. Обратите внимание участников презентации на то, где расположены кнопки, необходимые для ответов на вопросы. Объясните, как можно «поднять руку» и использовать смайлики и т.п. Укажите на окно текстового чата и попросите участников вебинара представиться.

Самое важное – объяснить участникам презентации, как они могут задать вопросы. Самые распространенные способы – поднять виртуальную руку, задать вопрос по микрофону или написать его в чате. Если вопросы возникают во время презентации, удобнее всего попросить задавать их в чате, а по окончании презентации выслушать аудио вопросы.

Помните, что одним соединением могут пользоваться несколько человек – определите с самого начала, каким образом они будут участвовать в вебинаре.

Показ рабочего стола

Если вы демонстрируете какие-то навыки, отображая свой рабочий стол, может возникнуть задержка. Если в презентации участвует слишком много людей, или скорость вашего Интернет-соединения низкая, или платформа вебинара не слишком производительна, вы можете столкнуться с проблемой запаздывания картинки. Заметив отставание, начните делать паузы между предложениями: «Вы видите, как я кликнул сюда… [делаете паузу, не двигаете курсор мышки, считаете до трех]… и открывается окно». Чтобы узнать, есть ли задержка, которая мешает презентации, время от времени спрашивайте у участников вашего вебинара, видят ли они то, что вы описываете.

Использование вебкамеры

Использовать вебкамеру нужно в ограниченных количествах. Например, неплохо подключить ваше изображение в начале презентации. С другой стороны, непрерывный показ видео может снизить пропускную способность канала, функциональность платформы вебинара и навредить всей презентации.

Рекомендуется включать вебкамеру до начала и после завершения презентации. Во время презентации лучше держать камеру выключенной, подключая ее только когда хотите задать вопросы «для установления контакта». Это позволяет наладить визуальную связь с аудиторией в те моменты, когда она наиболее склонна обратить внимание на вашу «говорящую голову» — ведь во время остальной части презентации слушатели должны быть увлечены контентом!

Эхо во время вебинара

Если вы уже организовывали или участвовали в вебинарах, вам понятно, о чем идет речь. Это тот случай, когда при речи одного из участников вебинара производится эффект эхо. Обычно это случается, когда человек использует микрофон и колонки вместо гарнитуры. Помните, как на радио ди-джеи всегда просят дозвонившихся слушателей уменьшить звук на приемнике? Во время вебинара роль радио выполняют динамики компьютера, а роль телефона – микрофон участника презентации.

Если при речи кто-то из участников возникает эхо, воспользуйтесь помощью вашего модератора. Пусть он отключит аудио доступ участника и конфиденциально объяснит ему проблему, используя аналогию с радио.

После вебинара

Когда вебинар закончен, отошлите его участникам заранее подготовленные электронные письма, в которых поблагодарите их за участие, напомните о ключевых пунктах презентации (не более трех) и скопируйте гиперссылки, которые использовали во время презентации.

Вместо того, чтобы прикреплять к письму файлы, например, хендаут или слайды, выложите эти материалы в Интернете и дайте ссылки на них. Пошлите письмо с благодарностями модератору. Последним пунктом будет добавление описания презентации на ваш веб-сайт или в CV. Ведь вы только что организовали вебинар, которым можно гордиться!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>